4.文档管理

3.4        文档管理

3.4.1        SWIFT PLM高级文档管理模型

SWIFT PLM文档管理方案为管理储存在SWIFT PLM系统中的文档提供了极大的灵活性，并能有效降低企业在文档管理方面费用。SWIFT PLM高级文档管理提供知识财产管理、文档分类、版本控制、物理文件关联、文件夹定义与流转审批、文档BOM定义、文档浏览与标注、分享与安全性管理等功能。提供多种文档查询方式，并支持全文检索功能，是真正企业级的文档管理方案。

SWIFT PLM文档管理模型

3.4.2        文档的分类定义管理

SWIFT PLM提供数据类型派生和各数据类型属性自定义的功能，对文档类数据也不例外。用户可以以系统提供的基本文档数据类型为模板，派生出需管理企业各类文档的数据类型。这些所派生的文档数据类型能继承系统基本文档数据类型的属性，用户可以为该文档数据类型添加特定的属性，也可以编辑这些SWIFT PLM系统提供基本数据类型，例如隐藏某些属性或修改某些属性名称，使其更加符合本企业用户使用习惯。文档分类及各类型文档属性的定义可方便文档查询与统计。

SWIFT PLM能够支持各种文档类数据的创建、编辑、存储、检索、浏览、分享、调用、订阅、创建快捷方式等操作。

文件分类管理

3.4.3        文档结构管理

SWIFT PLM允许用户以BOM的形式定义和组织相互关联的文档，以反映文档与文档之间的从属及包含关系。SWIFT PLM提供多种方式方便用户定义和编辑这种文档BOM，并提供文档BOM打印功能。

按BOM方式管理

3.4.4        文档权限管理

SWIFT PLM系统通过权限进行文档操作的控制，权限赋予角色，通过角色，可以定义个人、部门或组织的权限，从而控制个人、部门或组织对文档的存取控制。通常，文档的权限包括：

        添加/上传：添加新的文件到一个文档对象中

        删除：从文档对象中删除文件

        获取/下载：从文件服务器中获取文件到本地

        签入/签出：通过排他性的签出进行文件修改，完成后通过签入功能完成修改

        打开：直接调用本地应用打开文件

        查看：通过AutoVue查看文件

        比较：通过AutoVue比较文件，实现相同文件的不同版本或者不同文件之间进行文档内容比较。该文档Office文件都可以进行直接的比较。

        标记：通过AutoVue标记文件，在变更中，通常需要对某个文件进行标注等操作。通过该权限，可以直接在Autovue中打开文件进行标注。

        打印：通过AutoVue控制文件打印

        订阅：当文档发生操作或变化时，可以订阅这些事件。在SWIFT PLM中，用户可按照权限对某一图文档或其他对象设定预定机制，预定事件包括签入、签出、版本更迭、内容改动、删除等各种操作，并可指定事件发生后通知的人或者组，同时指定预定通知发生的具体时间或者预定发生后实时通知。通知的方式可以是邮件或工作提醒。

        添加书签：将文档对象添加到书签。当某个时间段内需要经常使用同一个文件时，可以将文件添加到书签，通过书签，任何时候都可以快速的返回或定位到所需要的文档对象。

        共享：将文档对象与其他人员共享。在SWIFT PLM系统中，共享是只向其他人员共享特定的权限。比如工程师甲有某个文档的下载权限，但是另一个工程师乙没有，而当工程师乙在工作中需要这个权限时，工程师甲就可以通过共享的方式，让工程师乙拥有该权限，直到工程师甲取消权限。

        批量更新：批量更新文档对象中文件

文件权限管理

3.4.5        文档的关联

在SWIFT PLM系统中，大部分文档都不是独立存在于系统中的，而是会与其他数据产生关联关系，比如Datasheet文件与元器件管理，承认书与外购件关联等。SWIFT PLM系统中处理文档与其他数据的管理通过多种方式进行，其中以下两种关联方式是最为重要的两种关联方式：

1.        作为其他数据的附件存在于系统：比如物料的承认书等文件，可以作为附件的承认书直接存在于物料的附件中。

2.        通过关系存在，如果一个文件可以与多个数据关联，建议以关系方式进行数据之间关联管理。

文件与数据的关系管理

通过关系管理，可以快速进行文档的检索和查找，实现数据与文档、文档与文档、文档与项目等各种数据之间的相互关联性链接。

3.4.6        物理文件存储与管理

在SWIFT PLM系统中，文档的物理文件附件是用文件夹对象来组织和引用的。一个文件夹可以包含任意数量的物理文件或URL，同样，一个SWIFT PLM中的文档数据可以附带任意数量的文件夹文件大小最大单个文件支持2GB。通过这种方式，企业中的任何电子物理文件、图档、或URL都可以被SWIFT PLM中的多个数据所使用。SWIFT PLM文件夹拥有版本，用户可以针对文件夹进行签出、签入、取消签出、批准、拒绝、备注、创建快捷方式、订阅、另存为、分享、批次修订、得到所有文件等操作。对于SWIFT PLM文件夹所引用的物理文件，用户可以执行修改、删除、获得备份、浏览、增加文件、增加URL等操作。使用SWIFT PLM文件夹进行物理文件的组织管理由以下好处：

文件夹定义与管理

1)        用户可以像对待SWIFT PLM中其它数据一样创建、修改、或删除文件夹；

2)        用户可以浏览、圈阅、以及打印所附加的文件；

3)        可以直接查询这些物理文件，而与这些文件关联哪些业务数据无关；

4)        文件夹及其所附加文件能被在线传递给相关人员审阅而不必使用审核流程，用户一样可以追踪对这些文件的接收、审核、批准或拒绝等处理的历史记录；

5)        可以让一份特定的物理文件通过文件夹附加在某业务对象之上，而该文件夹中的其它物理文件却不与该业务对象关联。同时，一份特定的物理文件能被多个文件夹所引用并被系统中的任何其它的业务对象所关联；

6)        被文件夹所引用的物理文件受到版本控制；

7)        文件夹可以通过用户手工创建，也可以自动创建；

8)        拥有相应权限的人员可以对文件夹中的物理文件进行红线修改；

9)        SWIFT PLM的Java客户端还提供了一个使用TWAIN接口的图形扫描工具，用户可以利用该工具扫描需SWIFT PLM管理的纸面图样或文件，当扫描图形文件被创建之后，该文件就能被一个文件夹所引用，并通过该文件夹与相应业务对象相关联。

SWIFT PLM支持物理文件的签入、签出、取消签出、上传、下载、另存、浏览、打印等操作。

对于企业纸质文件的管理，可以通过扫描仪把纸质文件扫描成电子文件，再用系统所提供的工具实现这些电子文件的批次导入。SWIFT PLM的Java客户端提供了一个扫描工具，能利用安装了适当扫描仪的计算机上的TWAINER应用程序(twainer.exe)执行扫描功能。另一方面，可以用文档属性数据来定义需管理纸质文件的存储位置和属性信息。为此，需先为这些纸质文件进行分类，并为每类文件建立属性，然后可以用微软的Excel分类批次输入这些纸质文件的属性值和存储位置，再将Excel文件导入SWIFT PLM系统，从而完成所需管理的历史纸质文件的导入。将这些历史文件导入系统后，对于那些新产生的需要系统管理的纸质文件，再分别对每份文件在系统中选择相关的文档类型进行数据的创建和信息的输入。

SWIFT PLM提供Import Wizard，FileLoad等工具方便用户一次性导入和迁移大量的历史数据库属性数据和物理文档数据。

SWIFT PLM对于图文档，发布文件统一采用PDF版本，源文件不对外开放，保障数据的安全性。自动实现源文件的PDF转换，且PDF文档作为影子文件与源文件保持一致。在PLM系统中可以为PDF文档自定义检索对象、检索条件、检索关键字、检索权限等。

10)        文件的签入签出

SWIFT PLM系统提供文件签入签出功能。当文件使用者需要修改某个文件时，通过文件的签出功能，可以保证修改的唯一性：确保在某个时刻，同一个文件同时只能由一个人进行修改，只用在文件签入回系统或者签出者取消签入后，其他用户才可以进行签出动作。有效地保证了文件的安全。

11)        文档生命周期状态定义与管理

用户可以通过SWIFT PLM管理工具为每种文档定义生命周期阶段。SWIFT PLM将以图形化状态戳的方式，在用户界面上显著地标示文档所处的生命周期状态。用户可以为不同生命周期状态的状态戳指定不同的颜色。

利用文档的生命周期状态可以控制用户对文档的使用，如，一般用户不能访问已经作废的文档。

文档生命周期状态标识

12)        文档版本与可追溯性管理

SWIFT PLM支持文档的版本管理以及物理附件的版本管理，物理附件版本的管理将通过文件夹版本来体现。用户每将附件签出再签入一次，该文件所在的文件夹就增加一个版本。为了满足业务上对文档版本管理和使用的各种需求，SWIFT PLM提供了多种文档版本管理和操作的手段，以确保文档在其生命周期中发生的每一变化都得到系统的记录。

为了保证数据的正确性，SWIFT PLM还提供了严谨的数据配置管理的机制，使得用户对数据的操作和修改得到有效的控制，也为历史数据的保存和查询提供了统一的管理机制。同时只能有一人对数据进行操作；而数据只能拥有一个有效的版本，虽然它可以拥有多个历史版本；对已发行数据的改版只能通过一定的流程，经过授权才能执行。

文档的可追溯性

版本管理

1)        浏览同一文档的不同版本。SWIFT PLM用户可以在同一界面下通过选择不同的版本编号来浏览同一产品数据的不同版本；

2)        初始化版本。初始化版本指的是系统为刚刚创建的，尚未发行的文档所预置的一个版本。这时候文档未和变更流程相关联，也没有被分配给一个具体的版本编号。处于此状态下的文档是允许被直接编辑和修改的。同其它历史版本一样，文档的初始化版本状态也是可以在文档改版后查询的；

3)        等待版本。当用户针对某文档启动一个变更流程试图改版该文档，而该变更又还未发行时，变更所针对的文档就拥有一个等待版本。等待版本使用户有机会锁定该文档的附件。当影响文档的变更发行之后，新版本的文档所附带的文件就被锁定了，除非拥有权限，否则不能再对其附件做更改。这相当于对该文档版本进行冻结；

4)        工作版本与历史版本。在任何时刻，文档所拥有的工作版本(也叫活动版本)只有一个，也就是文档当前的最新版本，但文档可以拥有多个历史版本，以反映该文档从创建到当前状态所经历的各次变更历程。